Presentation is Your Show

Presentation is Your Show – Selesai

Presentation is your show!’ Ini adalah mahzab yang saya percayai dan akan terus saya anut. Saya teringat pada sebuah peristiwa yang terjadi di tahun 1991. Wah? Udah 19 tahun yang lalu ya? Gile…cepet bener waktu berlalu ck…ck…ck…

Waktu itu saya masih kerja di Ogilvy. Saya bersama Keke, seorang art director, berkesempatan menggarap sebuah parfum dari Uniliver. Kami diberi tantangan untuk mendesain botol sekaligus menciptakan namanya. Materinya hanya berupa iklan cetak. Parfum itu ditujukan untuk anak muda cowok. Kami paling suka dapat pekerjaan seperti ini. Mendesain botol, packaging dan memberi nama. Rasanya seperti punya baby yang harus dibesarkan.

Setelah melalui diskusi panjang dan melelahkan, kami merancang strategi komunikasi dan strategi kreatif untuk kampanye periklanan ini. Kami berdua bersepakat untuk memberi nama ‘Graphity’ untuk parfum tersebut. Desain packaging tentu juga berupa gambar graffiti. Graffiti dan pilihan bau parfum adalah ekspresi seorang anak muda. Berdasarkan pemikiran tersebut kami menciptakan berbagai macam tagline dan akhirnya yang terpilih adalah  ‘Ekspresi kamu.’

Kami membuat iklan cetak banyak versi. Idenya sangat sederhana. Setiap versi ada foto hitam-putih seorang anak muda funky dengan berbagai gaya dan ekpresi. Ada yang lagi meringkuk sedih, ada yang lagi minum minuman keras, ada yang lagi wisuda dan ada yang lagi mengangkat piala, ada yang sedang meringkuk di penjara dll.  Pokoknya yang satu positif dan yang lainnya negatif. Semuanya kami cetak sebesar dua halaman Koran.

Saat presentasi di ruang meeting, kami tempel semua iklan di tembok lalu ditutupi dengan kertas putih. Kertas putih yang lain juga kami persiapkan di sisi dinding lainnya.  Perasaan grogi mulai tumbuh ketika klien datang. Semuanya ada 4 orang, 4 bule dan satu melayu, sehingga presentasi harus dilakukan dalam bahasa inggris. Kegugupan semakin membesar ketika  client service mulai mempresentasikan strategi komunikasi. Kami menunggu di luar. Sampai akhirnya giliran kreatif tiba.

Kami berdua masuk dengan membawa pilox di tangan masing-masing. Saya membuka percakapan dengan memperkenalkan diri, “Selamat pagi Bapak dan Ibu. Perkenalkan nama saya Budiman Hakim, copywriter yang akan manangani produk ini.”

Sambil memperkenalkan diri, saya menyemprot, menulis nama saya di kertas putih besar dengan pilox. Begitu saya selesai, Keke menukas;” Dan saya Art directornya. Nama saya Keke,” juga diikuti dengan memilox dinding kertas dengan namanya sendiri.

Klien bertepuk tangan menyaksikan opening kami. Permulaan bagus. Es batu sudah mencair. Rasa dag dig dug langsung menghilang, sehingga kami bisa melanjutkan dengan mulus.  Kami menerangkan bahwa nama parfum akan diberi nama ‘Graphity.’ Itulah sebabnya mengapa kami memperkenalkan diri dengan cara demikian. Klien makin tak sabar ingin melihat seperti apa iklan yang kami buat.

Dengan langkah pasti, Keke dan saya berjalan mengelilingi ruangan sambil menarik kertas putih yang menutupi belasan lay out di dinding. Sekarang semua orang bisa melihat semua foto-foto hitam putih anak muda dalam berbagai ekspresi. Di pojok kanan bawah ada gambar botol parfum dengan tagline di sebelah kanannya ‘EKSPRESI KAMU’.

Tidak ada yang berbicara…termasuk Keke dan saya. Keheningan yang cuma memakan waktu beberapa puluh detik terasa lama sekali sampai akhirnya salah seorang klien bertanya.

“Kok tidak ada graffitinya? Kayaknya jadi ga nyambung sama nama dan strateginya?” tanya salah seorang klien.

Baru selesai orang itu berbicara, Keke dan saya kembali bergerak menghampiri semua iklan di dinding dengan pilox kami. Yang gambarnya muram dan negative kami coret dengan tulisan ‘NO!’

Yang gambarnya ceria dan positif kami semprot dengan kata ‘YES!’.

Agar perbedaan terlihat dengan jelas kami memakai pilox berwarna merah untuk semua tulisan ‘NO’. Sedangkan yang bertuliskan ‘YES” kami menggunakan pilox berwarna biru.

Tentu saja kedua tulisan itu juga kami buat dengan gaya graffiti agar komunikasinya terpadu. Sekaligus Kami ingin memaparkan sikap dan ekspresi positif dalam kampanye periklanan itu. Kembali klien bertepuk tangan dan memberikan standing ovation. Bukan main berbunganya hati kami berdua.

Selesai mempresentasikan semua materi dan setelah acara tanya jawab, klien memberikan kesan dan pesannya pada seluruh team. Menurut mereka, belom pernah sebelomnya mereka melihat presentasi yang dilakukan sekaligus dengan cara menyelesaikan sebuah lay out. Belom pernah mereka mendapatkan orang yang menyelesaikan sebuah lay out dan dijadikan bagian dari sebuah presentasi.

“Ini adalah sebuah presentasi yang sangat brilyan.” Begitu mereka mengakhir omongannya.

Tapi surprise jangan dibiarkan berhenti. Setelah mereka selesai berbicara, saya memberikan closing sebagai penutup acara presentasi. Dalam kalimat penutup tersebut saya mengatakan;” Agar Bapak dan Ibu bisa mendalami makna graffiti, maka sudah sepatutnya kalau kami memberi surprise lagi…!”

Mereka terdiam dan menunggu surprise yang saya janjikan. Sejenak kami cuma berdiam diri.

Dengan gerakan yang sangat cepat, tiba-tiba Keke dan saya maju menyemprotkan pilox ke arah mereka. Jeritan panik dan terkejut seketika membahana. Mereka berlompatan dari kursinya dan berusaha menghindari semprotan pilox. Tapi apa yang terjadi? Tidak ada setitik cat pun di pakaian mereka. Pilox-pilox kosong memang telah dipersiapkan sebelumnya untuk penutup presentasi kami.

Lagi-lagi standing ovation dihadiahkan pada kami berdua. Kebahagiaan yang tidak dapat diukur dengan apapun rasanya kala itu.

RULES OF PRESENTATION

Di bawah ini adalah dasar-dasar pengetahuan presentasi yang saya peroleh dari Ian Strawn ketika saya masih bekerja di Ogilvy dulu.  Semoga masih valid dengan jaman ini dan semoga sedikit banyak bisa membantu kita semua.

  • 1. Kehadiran

Kehadiran dalam sebuah presentasi adalah hal yang paling mendasar. Semua orang mengerti hal itu. Tapi seringkali, dengan alasan waktu, materi presentasi dikirim melalui fax, email bahkan hanya diceritakan melalui telepon.

  • 2. Datang tepat waktu

Klien kita adalah orang yang sibuk. Jadi bila mereka memberi waktu kepada kita, bersyukurlah! Tanyakan berapa lama waktu yang disediakan. Manfaatkan setiap detik waktu yang tersedia.   Terlambat, selain membuat waktu kita berkurang, juga memberi kesan buruk pada klien.

  • 3. Cek peralatan

Peralatan akan sangat membantu presentasi kita. Tanyakan pada klien apakah ia mempunyai peralatan Infocus, Video Player, radio tape atau apapun yang kita butuhkan. Bila tidak ada, bawalah peralatan sendiri.

4.    Kuasai peralatan dengan ahli

Menguasai peralatan perlengkapan presentasi secara ahli, akan membuat kita tampak sangat profesional di mata klien. Pastikan bahwa Anda sudah sangat mahir menggunakan peralatan apapun. Jangan sampai di tengah presentasi kita masih mencari-cari cara menggunakan peralatan tersebut.

  • 5. Cek semua materi

Periksa dan pastikan semua materi presentasi telah lengkap. Ketinggalan atau membawa materi yang salah fatal akibatnya. Bila mengurus diri sendiri saja kita masih salah, bagaimana mungkin kita dipercaya untuk mengurus klien kita?

  • 6. Perlakukan seperti masterpiece

Materi presentasi harus diperlakukan sebagai suatu mahakarya yang ingin dipersembahkan pada klien kita. Jagalah baik-baik. Jangan biarkan sebuah materi iklan tampak lusuh dan lecek karena klien akan membayar mahal untuk karya itu.

  • 7. Gladi bersih

Sebelum presentasi, biasakanlah melakukan gladi bersih bersama dengan rekan-rekan sekantor. Hal ini akan membuat segala kekurangan dan kesalahan dapat diminimalisasi.

  • 8. Pakaian adalah packaging

Sebelum mulai presentasi dimulai, yang dilihat oleh klien adalah pakaian Anda. Bila pakaian Anda lusuh, sepatu kotor dan rambut acak-acakan ini bisa berbahaya. Ingat!! Kita harus membuat klien percaya bahwa kita adalah tokoh sekaligus presenter yang memang perlu dan patut didengarkan.

  • 9. Opening itu perlu

Pembukaan presentasi bermacam-macam, sangat tergantung pada materi presentasi yang ingin kita sajikan. Secara umum, yang paling sederhana, adalah dengan meneriakkan kata “OK!” sambil menepukkan tangan cukup keras.

  • 10. Memperkenalkan diri

Jangan hanya menunjuk rekan-rekan kita ketika memperkenalkan pada klien. Anda dapat bangkit berdiri dan berjalan, mengahampiri rekan kita satu persatu, meletakkan kedua tangan kita pada bahunya sambil menceritakan betapa hebatnya mereka.

  • 11. Kontak mata

Jangan melihat tembok atau ke lantai ketika presentasi. Tataplah mata klien kita dengan tajam tapi ramah. Jangan hanya memandang satu orang saja. Kadang-kadang kita punya kecenderungan untuk berinteraksi dengan klien yang jabatannya paling tinggi saja. Hal ini bisa membuat klien lainnya merasa diremehkan.

  • 12. Jangan membaca text di layar

Hindari membaca materi presentasi Anda yang terpampang di layar. Kalau cuma membaca, presentasi Anda akan terasa kaku tak bernyawa. Yang harus dilakukan adalah menjelaskan detil-detil atau memberi contoh-contoh kasus yang tidak mungkin ditampilkan karena terlalu panjang.

  • 13. Hargai klien

Memunggungi klien saat presentasi sangat tidak etis. Bila Anda kuatir lupa dengan susunan materi presentasi, Anda dapat membuat note kecil sebagai bahan pegangan. Penggunaan kata, istilah atau joke-joke kasar sebaiknya dilupakan saja.

  • 14. Tetap berbicara

Waktu hendak memberi contoh dengan bantuan kaset atau video player, pastikan semuanya sudah diatur sehingga berjalan lancar. Jangan biarkan ada jeda. 1 atau 2 menit ada jeda maka klien akan mengisinya dengan mengobrol. Dan cukup sulit untuk mengembalikan suasana seperti kondisi semula. Jadi, bila ada jeda Anda harus terus berbicara untuk mencegah perhatian audience terpecah.

  • 15. Kutipan

Manfaatkanlah beberapa kutipan para ahli sesuai dengan bidangnya untuk mendukung materi presentasi Anda. Dengan demikian klien akan mengerti bahwa apa yang kita sajikan adalah sesuatu yang ilmiah. Bukan asumsi, rekaan dan tidak mengundang perdebatan yang tak ada habis-habisnya.

  • 16. Bahasa tubuh

Di mana seharusnya kita meletakkan tangan kita? Bingung kan? Bila perlu, Anda dapat memegang pulpen, laser pointer atau benda lain yang dapat Anda manfaatkan untuk mengurangi gerak tangan yang kaku.

  • 17. Buatlah klien kagum

Cara paling sederhana dan selalu ampuh untuk memberi impresi pada klien adalah dengan spidol merah. Caranya adalah dengan memberi lingkaran pada hal-hal yang kita anggap penting. Hal itu harus ditunjang dengan kalimat-kalimat yang diberi penekanan sesuai dengan kata yang kita lingkari.

  • 18. Jangan kebanyakan ee..eee.

Dahulu kita sering merasa iritasi telinga kan waktu mendengarkan Murdiono berbicara? Apa yang dirasakan oleh klien bila Anda juga berbicara kebanyakan kata ee…eee..ee…. Bila Anda merasa perlu berpikir, berpikirlah. Tapi jangan eee..eeee.eeee!! Kalau perlu diam sejenak.

  • 19. Jadikan pertunjukan

Jadikanlah presentasi Anda menjadi sebuah “SHOW”. Tidak perlu malu untuk berdiri, berjalan, berlari, menari, bernyanyi, baca puisi. Bila perlu, gunakan alat bantu untuk mendukung “pertunjukaan Anda agar mendapat applause yang meriah. Kalau ada dananya bias saja kita memanggil pemain musik dan penyanyi. Presentasi kreatif adalah bagian yang paling ditunggu-oleh klien .

  • 20. Ada opening. Ada closing.

Bila presentasi dimulai dengan “opening”, maka tentu harus diakhiri dengan “closing” yang menarik pula. Sekali lagi, “closing” ini sangat tergantung pada materi yang yang disajikan.

21. Sebut nama presenter berikutnya

Akhiri presentasi Anda dengan mengembalikan waktu pada moderator dengan menyebut namanya. Bila tak ada moderator, Anda bisa langsung menyerahkannya pada presenter setelah Anda. Jangan lupa menyebut nama dan materi yang akan dipresentasikan.

Selamat presentasi! Semoga sukses!

Iklan

One response to “Presentation is Your Show

  1. cara cerdas tuk sebuah presentasi…

    bisa diterapkan ne pada saat presentasi proposal….

    biar para dosen tertarik minangkan anaknya pada kita…e e e
    (setuju???) ^_^